Простые варианты организации работы и списка дел

Как и обещал, предлагаю вторую часть темы о моих инструментах для планирования списков дел и вообще любой деятельности по работе. Онлайн инструменты для планирования — штука достаточно удобная, но не всегда достаточно гибкая. К плюсам, безусловно, можно отнести их доступность из любой точки мира круглосуточно (если только имеется интернет) + различные методы контроля времени, напоминания и т.п. С другой стороны, эти все приложения существуют «как есть» и вам нужно подстраиваться под их модель работы, подгонять какие-то свои процессы под общую схему и т.п. В принципе, чаще всего (для простых бизнес-процессов и моделей) это получается. Но, как говорится, не онлайн инструментами едиными:) У меня были еще 3 разных варианта планирования дел, о которых сейчас расскажу.

Записи в блокноте / на бумаге и т.п.

Самый «древний» и простой способ — берем лист А4 либо блокнот, обычную ручку и пишем список дел, которые нужно выполнить. Элементарно, Ватсон:)  Я не вдавался в подробные изучения разных вариантов ведения таких записей, не исследовал их эффективность, просто делал, что было нужно — записывал дела дабы все не забыть. Метод, однозначно, будет вызывать проблемы и сложности, если вы работаете не в одном конкретно месте — переносить все свои записи из дома на работу и обратно весьма накладно: можно забыть, нужно в чем-то носить (т.к. я например ездил в офис без каких-либо сумок вообще) и т.п. В таком случае лучше все же использовать онлайн программу.

Со временем, конечно, записей на листах, как и самих листов накопилось немало, поэтому появились некоторые мысли насчет структуризации всех данных. Что можно сделать:

• Вести записи по отдельным проектам. Например, у меня есть парочка блогов, сателлиты, новые идеи — все эти «блоки задач» можно размещать на отдельных листах. В зависимости от того какое направление важнее (срочное) находите нужный вам лист и начинаете работу.
• Список дел по времени. Изначально была идея планирования списка дел на месяц вперед, но потом быстро понял, что это сделать практически нереально. В итоге на один лист А4 записывал все задачи на неделю. Причем, разумеется, этот список дел со временем расширялся, а не создавался в один день.

Дополняя последний пункт, как мне кажется, идеальным вариантом было, например, планирования общих направлений деятельности на будущую неделю, скажем, в воскресенье вечером. Составив комплексный план задач выделяете и распределяет чуть более мелкие их стадии на дни недели. Например, глобальная работа — «создать новый сайт», после чего в понедельник пишете — «разработка дизайна», вторник — «установка CMS и наполнение». Временное планирование, определенно было более эффективным. Работая с записями по проектам я, по сути, начинал с того что думал «та-а-ак, чем займемся сегодня», после чего смотрел списки разных дел и решал за какое браться. Да и «проектное» планирование при большом числе разных направлений деятельности более запутано.

Преимущества планирования на бумаге:

• Отдых от компьютера — наверное, самый глобальный плюс. Понятно, что нужно время от времени делать перерывы, но иногда с этим справиться достаточно нелегко. И когда даже специальная программа типа Workrave не помогает можно отвлечься от компа ради «мозгового штурма», планирования и размышлениями над новыми идеями.
• Гибкость обозначений, удобство использования. Что касается последнего пункта, то «работа с бумагой» лично у меня вызывает аналогичные ассоциации как с чтением настоящей книги вместо электронной (хотя это сугубо индивидуальное восприятие). Гибкость — вы можете выделять тексты разными цветами, подчеркивать, перечеркивать, делать сноски, пометки — да все, что угодно:)

Недостатки:

• Как уже сказал выше, «носиться» со своими бумажками и блокнотиками между 2 рабочими местами крайне неудобно.
• Плохая (медленная) организация информации при больших объемах. Даже, если вы будете планировать по проектам и времени, то при наличии 10-20 листов А4 поиск нужной информации будет затруднен, сделать пару кликов на компьютере куда проще.

В целом, плюсы оказались не такими уж тотальными, чтобы я продолжал использовать данный «архаический» подход. К тому же было желание содержать всю информацию в одном месте — на компьютере, без необходимости смотреть в блокнотик, искать ручку дабы записать новую задачу и т.п. Эти телодвижения казались избыточными и не эффективными, хотя «проектировать», «рисовать схемы» приятнее на бумаге.

Подобие календаря в Microsoft Excel

После «бумажного планирования» я прошел, по сути, весь этап с онлайн программами, о котором рассказывал в прошлой части заметки — Google блокнот  -> ToDoist -> Google календарь. Идея последнего мне понравилась больше всего, показалось «это именно то, что нужно»! Только вот реализация была слишком сложная, громоздкая и негибкая. И тут меня осенило — почему бы не перенести эту модель в Microsoft Excel? В итоге получилось что-то вроде такого:

Принцип построения достаточно прост:

1. В одну строку располагаются все дни недели от понедельника до воскресенья (расставляем числа).
2. Под ними в столбик указываем задачи, которые следует выполнить.
3. Зеленым отмечаются дела, которые нужно сделать, после выполнения выделяются перечеркнутым шрифтом.
4. Красный цвет — дела, которые не были сделаны.

Плюсы данного метода

• Видение всей картины в целом — вы можете  легко определить что делать завтра, что было вчера, что сделано, что нет и т.п. При этом нет необходимости переходить, что-то искать, кликать, вся информация на экране сразу и целиком.
• Гибкое и быстрое планирование — переносите задачи между днями как угодно.
• Свобода выделения текста — это Microsoft Excel, детка, — можете подчеркивать, выделять жирным, красным, синим, фиолетовым, делать что угодно с текстом. Моя «модель» красного и зеленого — просто как вариант.

Недостатки:

• Для этого, как и абсолютно всех моих других вариантов, могу выделить лишь один недостаток — непонятно, что делать, когда появляется много невыполненных дел:) Ну, это уже скорее проблема не  в методе.
• Не каждый монитор способен вместить всю неделю в строку, приходится прокручивать иногда.

В целом, можно сказать, что это реально воплощение всех плюсов, которые я ранее выделял в планировании и списках дел. Удобно, просто, гибко, доступно — можно даже разместить онлайн через Google документы. Но в какой-то моменты, как я уже сказал, было много невыполненных дел, что привело к:

• Во-первых, некоторые дела, которые я планировал сделать, не особо зависят от даты, то есть будь то 3.04 или 5.04 — не столь важно.
• Дабы следовать временным рамкам очень часто приходилось переносить несделанные дела с одной ячейки в другую, потом опять дальше и т.п. Особенно часто это было, когда из рабочего процесса выпадал целый день или два.

Короче говоря, привязка к датам начала больше напрягать, чем помогать и я начал искать еще очередной «идеальный вариант решения».

Все тот же Microsoft Excel но попроще

Далеко ходить в своих поисках я не стал. Очевидно, что Microsoft Excel со своими задачами справлялся достаточно хорошо, поэтому я лишь немного упростил формат записей по датам. Вместо размещения в строку я просто добавлял задачи в виде списка и разделил его на дни недели. Выглядит это так:

Здесь немного изменилась модель и принцип выделения:

1. Во-первых, список дел на те или иные дни планируется заранее, выделяется черным цветом, то есть, например, появилась в голове задача кое-что по сайту сделать — записал на нужную дату и т.п. Планирование делается сегодня на завтра.
2. Зеленый цвет — задача сделана, красный — нет, выделения добавляются в конце рабочего дня.
3. Оранжевый — это те задачи, который были раньше красными (не сделанными), но в последствии я перенес их на более поздний срок, то есть запланировал опять.

Допустим, захотел завтра «обновить wordpress в блоге», но заработался и не сделал, после этого отметил красным и пошел дальше действовать по списку. Если задача не критичная, то пусть себе там будет в списке, а потом в конце недели просмотрел все красные записи и создал для них новые дела на будущее. Кроме того, оранжевый и красный цвет позволяет сделать оценку того насколько эффективно я работаю, много успеваю — некоторые дни бывают весьма непродуктивными (что для себя и помечаю) — навеяно «Пинариком».

Плюсы метода:

• Проще некуда:) Просто список дел, с легким добавлением, планированием и т.п.
• Вся мощь выделения Microsoft Excel используется для своих каких-то обозначений (например, сейчас жирным черными шрифтом выделяю обязательные задачи на завтра, например, рекламные посты, которые нужно сочинить:)
• Так как для каждого дня проставляются числа, то я все еще вижу «всю картину» целиком по текущей неделе.
• Возможность оценивать эффективность работы за счет «своих обозначений» в документе.

Недостатки:

• Если вы грамотно продумаете все выделения текста и обозначения + сумеете с этим работать, то наверное, здесь и нет недостатков.

Сейчас я как раз использую последний вариант. Его простота действительно удобная, хотя, признаюсь, что насчет выделения уже не так следую своим «ранним» задумкам». На данный  момент схема еще более простая — я просто записываю те задачи, которые нужно сделать, а когда выполню — отмечаю их зеленым.  В итоге, конечно, много чего из «не выделенного» накопилось, но время от времени это можно быстро пересмотреть и, если окажется действительно важным — сделать. Как правило, многие задачи имеют разную значимость и ты просто делаешь то, что имеет наибольший приоритет, поэтому кое-что само по себе отсеивается и остается в прошлом.

В целом, в качестве вывода можно сделать несколько заключений. Планирование работы и списки дел — штука полезная и ее следует делать. Выбор инструмента для этого сугубо индивидуален, при этом никто не запрещает (а и приветствуется) тестировать разные подходы в поисках своего оптимального решения. Также важно при планировании следовать своей цели и вовремя бороться с «захламлением» списка дел.

P.S. Собираетесь создать онлайн интернет магазин для торговли в сети? — обратить внимание на magento — новое интересное, гибкое и масштабируемое решение данной задачи.
В связи с проведением конкурса от Вебэффектора появилось много полезных статей где продвижение неизбежно является главной темой и раскрываются основные секреты раскрутки.